Eventi complessi: quando il risultato dipende dal coordinamento operativo

Un evento può essere perfettamente progettato dal punto di vista creativo e organizzativo e presentare comunque criticità durante l'esecuzione.

Il motivo è semplice: nei contesti complessi il risultato non dipende soltanto dalla qualità delle singole attività, ma dalla capacità di mantenerle coordinate.

Un evento corporate internazionale, un congresso, una convention, un roadshow o un programma che coinvolge delegazioni può richiedere contemporaneamente hospitality, mobility, venue, accrediti, accessi, produzioni, sponsor, Private Aviation, security provider e agende differenti.

Ogni componente può essere gestita da un soggetto altamente qualificato.

La complessità nasce nelle relazioni tra queste componenti.

Dal singolo servizio al sistema operativo dell'evento

Quando un ospite arriva in ritardo, l'impatto può non riguardare soltanto il trasferimento.

Può modificare:

• l'accesso alla venue;
• il check-in;
• un meeting;
• la sequenza di una delegazione;
• la disponibilità di un veicolo;
• un'attività di produzione;
• l'agenda di un executive;
• una partenza successiva.

In questi contesti la gestione frammentata aumenta il numero di passaggi necessari per riallineare il programma.

L'obiettivo dell'Operational Coordination non è sostituire event agency, DMC, PCO, produzione o fornitori.

È creare un livello nel quale informazioni, responsabilità e variazioni possano essere lette rispetto all'intero programma.

Le principali interdipendenze negli eventi complessi

Mobility

La mobilità non riguarda soltanto il trasferimento degli ospiti.

Può comprendere arrivi scaglionati, aeroporti differenti, FBO, hotel, venue, programmi multi-veicolo, executive movements e variazioni durante l'evento.

Quando queste attività dipendono dall'agenda complessiva, il Mobility Program deve poter evolvere insieme ad essa.

Hospitality

Rooming list, guest arrival, hotel differenti, early check-in, staff accommodation e hospitality program possono incidere direttamente sulla sequenza operativa dell'evento.

Venue e accessi

Orari, accrediti, accessi riservati e procedure locali devono rimanere coerenti con mobility, ospiti, produzioni e security requirements.

Delegazioni ed executive

Board, speaker, sponsor, delegazioni istituzionali ed executive possono avere programmi e priorità differenti.

La loro presenza deve quindi essere letta all'interno del programma generale senza perdere le specificità di ciascun gruppo.

Private Aviation

Quando executive o ospiti utilizzano Private Aviation, FBO, flight information e attività a terra diventano componenti reciprocamente dipendenti.

Un aggiornamento della componente aviation può produrre effetti sul programma operativo a destinazione.

Il problema non è avere molti fornitori

Avere più operatori specializzati non rappresenta di per sé una criticità. La criticità emerge quando manca un livello che mantenga leggibile il rapporto tra:

• chi decide;
• chi deve essere informato;
• chi esegue;
• chi approva una variazione;
• quali attività dipendono da quella decisione.

Un modello di coordinamento efficace non elimina la specializzazione.

La rende governabile.

Il ruolo dell'Operational Coordination

In un programma complesso il coordinamento può essere strutturato attraverso quattro fasi.

1. Operational Context Mapping

Vengono identificati stakeholder, località, tempistiche, responsabilità, attività reciprocamente dipendenti e principali punti di criticità.

2. Scope & Governance

Vengono definiti perimetro del coordinamento, interlocutori, livelli decisionali, flussi informativi e procedure di escalation.

3. Operational Coordination

Le diverse strutture vengono mantenute allineate rispetto alle componenti che condividono informazioni o dipendenze.

4. Operational Continuity

Quando il programma cambia, le conseguenze vengono trasferite alle attività interessate evitando che ogni interlocutore debba ricostruire autonomamente il nuovo scenario.

Lavorare con agenzie, DMC e produzioni

Un livello di Operational Coordination non deve creare una struttura parallela.

Può integrarsi con:

• Event Agency;
• DMC;
• PCO;
• società di produzione;
• MICE agency;
• hospitality partner;
• mobility operator;
• venue;
• security provider;
• sponsor team.

L'organizzazione creativa e produttiva dell'evento rimane nelle mani dei soggetti incaricati.

HAVERMOND può assumere un mandato specifico sulle interdipendenze operative, mantenendo distinti ruoli e responsabilità.

Quando serve realmente

Non ogni evento necessita di una struttura dedicata di coordinamento.

La necessità cresce quando aumentano:

• numero di ospiti;
• località;
• hotel;
• aeroporti;
• categorie di partecipanti;
• operatori;
• giornate;
• variazioni possibili;
• livelli decisionali.

La complessità non è quindi una questione di dimensioni assolute.

È una questione di interdipendenze.

Dalla gestione dell'evento alla continuità dell'operazione

Negli eventi complessi il valore del coordinamento emerge soprattutto quando qualcosa cambia.

Un programma ben strutturato non pretende di eliminare le variazioni.

Prevede invece un modello attraverso il quale possano essere comprese, comunicate e assorbite senza perdere la visione complessiva.

È qui che Operational Coordination e Operational Continuity diventano parte dello stesso sistema.

[APPROFONDISCI EVENT & DELEGATION MOBILITY] [SCOPRI OPERATIONAL CONTINUITY]

Quando più operatori, ospiti e località devono funzionare come un unico programma, il primo passo è definire il contesto.