Più stakeholder
Board, Executive Office, Corporate Travel, Investor Relations, Marketing, Security, agenzie, advisor e operatori possono concorrere allo stesso programma mantenendo responsabilità differenti.
COMPANIES · EXECUTIVE OFFICES · CORPORATE OPERATIONS
Strategic Advisory per Companies, Organisations & Executive Offices
Un’organizzazione può disporre di team competenti, advisor qualificati e operatori specializzati senza avere necessariamente una struttura dedicata al coordinamento delle interdipendenze tra le diverse componenti di un programma complesso.
Quando board, Executive Office, Chief of Staff, Corporate Travel, Investor Relations, agenzie, operatori, hospitality, Mobility e ulteriori stakeholder devono concorrere alla stessa operazione, la complessità non risiede nella singola attività.
Risiede nella capacità di mantenere agenda, responsabilità, informazioni, decisioni ed execution all’interno di un unico quadro di governo.
Havermond opera come Strategic Advisor per aziende, gruppi internazionali, Executive Office e organizzazioni nelle quali Executive Office Operations e programmi corporate complessi richiedono il coordinamento di più stakeholder, località, giornate o competenze.
Il modello integra Strategic Advisory, Operational Coordination e Operational Continuity, mantenendo distinte le responsabilità dei team interni, degli advisor e degli operatori coinvolti.
L’organizzazione mantiene il controllo delle proprie decisioni. Havermond governa le interdipendenze comprese nel mandato.
01
Quando un programma corporate richiede un livello di coordinamento superiore
Non ogni progetto aziendale richiede un mandato Havermond.
La necessità emerge quando più componenti correttamente gestite nei rispettivi ambiti devono funzionare come parti della stessa operazione.
Più località e giornate
Roadshow, delegazioni, eventi e programmi executive possono svilupparsi attraverso città, Paesi o giornate differenti.
Più componenti operative
Mobility, Private Aviation, hospitality, venue, eventi e ulteriori attività possono essere reciprocamente dipendenti.
Più livelli decisionali
Board, management, Chief of Staff e responsabili funzionali possono disporre di Decision Rights e livelli autorizzativi differenti.
Variazioni con impatto trasversale
Un cambiamento di agenda, programma o disponibilità può produrre conseguenze su team e strutture differenti.
La complessità aumenta quando nessuna singola funzione possiede naturalmente la visione e la responsabilità dell’insieme.
02
Cosa cambia per Executive Office e organizzazione
Quando il coordinamento rimane distribuito tra più funzioni, Executive Office e management possono trasformarsi nel punto nel quale ogni aggiornamento deve essere continuamente ricomposto.
Il modello Havermond introduce un livello dedicato alla governance delle interdipendenze.
Un unico quadro operativo
Stakeholder, attività, responsabilità, località e principali dipendenze vengono ricondotti allo stesso programma.
Un Single Point of Coordination
Quando previsto dal mandato, le componenti affidate a Havermond possono essere ricondotte a un unico presidio, mentre team e specialisti mantengono le proprie responsabilità.
Minore frammentazione tra funzioni
Le strutture coinvolte possono continuare a operare nei rispettivi ambiti senza richiedere all’Executive Office un riallineamento diretto tra ogni interlocutore.
Maggiore leggibilità decisionale
Decision Rights, approvazioni, reporting ed escalation vengono mantenuti coerenti con la governance definita dall’organizzazione.
Continuità quando il programma cambia
Le variazioni vengono valutate rispetto alle conseguenze sulle altre componenti prima di coordinare gli adeguamenti necessari.
L’Executive Office mantiene visibilità sull’operazione senza doverne ricostruire continuamente ogni relazione operativa.
03
Un mandato costruito intorno al programma corporate
Havermond non introduce un modello standard indipendentemente dal contesto.
Il mandato viene costruito partendo da:
Da questo quadro viene definito quali componenti necessitino di un presidio centrale e quali possano continuare a essere gestite autonomamente dalle rispettive strutture.
- obiettivi dell’organizzazione;
- programma da governare;
- stakeholder;
- team interni;
- advisor già coinvolti;
- operatori selezionati;
- località;
- responsabilità;
- livelli decisionali;
- informazioni necessarie;
- attività interdipendenti;
- reporting ed escalation;
- Operational Continuity richiesta.
L’obiettivo non è centralizzare l’organizzazione. È rendere unitaria la governance delle interdipendenze nei punti in cui la frammentazione comprometterebbe la coerenza dell’operazione.
04
Executive Office & Leadership Programs
CEO, board e senior management possono operare attraverso programmi nei quali agenda e attività operative risultano strettamente interdipendenti.
Meeting, roadshow, aeroporti e FBO, hospitality, eventi, investor meeting e ulteriori attività possono richiedere una struttura capace di preservare continuità mentre il programma evolve.
Havermond può operare in raccordo con:
Il programma viene governato partendo dall’agenda executive e dalle interdipendenze che devono rimanere coerenti intorno ad essa.
- Chief of Staff;
- Executive Assistant;
- Executive Office;
- Corporate Travel;
- Investor Relations;
- Corporate Security;
- advisor;
- operatori Mobility;
- hospitality partner;
- Private Aviation;
- ulteriori strutture coinvolte.
05
Corporate Roadshows & Investor Programs
Roadshow aziendali, finanziari e investor program rappresentano uno dei contesti nei quali agenda, geografia e coordinamento diventano maggiormente interdipendenti.
CEO, CFO, Investor Relations, advisor, investment bank, deal team e management possono dover sostenere una sequenza di appuntamenti distribuita attraverso più location o mercati.
Havermond può coordinare le componenti operative comprese nel mandato mantenendo il programma coerente con:
Le attività finanziarie e di advisory specialistico rimangono affidate ai rispettivi soggetti competenti.
- agenda;
- appuntamenti;
- Mobility;
- aeroporti e FBO;
- hospitality;
- località;
- strutture operative;
- variazioni;
- attività successive.
L’agenda definisce il programma. Il coordinamento deve consentire al programma di rimanere governabile mentre l’agenda evolve.
06
Corporate Events & High-Exposure Programs
Convention, leadership meeting, product launch, press event, hospitality program, Fashion Week e ulteriori programmi corporate possono coinvolgere contemporaneamente:
Havermond non assume il ruolo di event agency, PCO, DMC o società di produzione.
Può invece assumere un mandato di Operational Coordination sulle componenti affidate al proprio presidio, mantenendo il raccordo con le strutture responsabili dell’organizzazione e della produzione dell’evento.
- management;
- executive;
- delegazioni;
- speaker;
- sponsor;
- partner;
- venue;
- hospitality;
- Mobility;
- produzioni;
- Security;
- operatori differenti.
L’evento rimane nelle responsabilità di chi lo organizza. Havermond governa le interdipendenze operative comprese nel mandato.
[EVENT, MICE & DELEGATION MOBILITY]
07
Delegations & Corporate Programs
Delegazioni aziendali o istituzionali possono coinvolgere più persone, profili e programmi contemporanei.
Arrivi, hospitality, meeting, site visit e sopralluoghi operativi, eventi, attività istituzionali e partenze possono dover essere mantenuti coerenti rispetto allo stesso master program.
Il mandato può comprendere il raccordo tra:
L’obiettivo è evitare che ogni componente venga gestita come programma autonomo quando il successo dell’operazione dipende dalla loro relazione.
- corporate team;
- delegation lead;
- executive;
- hospitality;
- venue;
- Mobility;
- airport e FBO;
- Security;
- attività successive.
08
Multi-Location & Multi-Day Corporate Operations
Le operazioni corporate internazionali possono attraversare più città, Paesi e giornate.
In questi casi cambiano operatori, interlocutori e condizioni locali, mentre agenda, informazioni e governance devono mantenere continuità.
Havermond struttura programmi nei quali:
LOCATION A → LOCATION B → LOCATION C
rimangono fasi della stessa operazione e non incarichi indipendenti.
Il modello consente di mantenere:
- information continuity;
- decision continuity;
- continuity of execution;
- reporting;
- livelli decisionali;
- service requirements;
- responsabilità;
- raccordo tra strutture locali.
Le geografie possono cambiare. Il programma corporate deve rimanere uno.
09
Private Aviation & FBO Coordination
Executive e programmi corporate possono includere Private Aviation.
In questi casi Havermond presidia il punto nel quale Aviation Program e Mobility Program diventano interdipendenti.
Gli Aviation Inputs pertinenti vengono recepiti rispetto alle conseguenze su:
Flight Department, Aircraft Operator, FBO e Ground Handler mantengono le rispettive responsabilità aeronautiche e operative.
- Ground Mobility;
- executive agenda;
- hospitality;
- meeting;
- venue;
- Security;
- attività successive.
Havermond mantiene il raccordo con il programma a destinazione.
10
Corporate Security & Protected Mobility
Alcune operazioni possono essere soggette a specifici Security Requirements definiti dall’organizzazione o dagli specialisti incaricati.
Corporate Security ed Executive Protection mantengono la responsabilità del security framework.
Havermond può integrare tali requisiti nelle componenti Mobility comprese nel proprio mandato, mantenendo il raccordo tra:
- executive agenda;
- Ground Transportation;
- aeroporti e FBO;
- hospitality;
- venue;
- attività successive.
Security e Mobility rimangono responsabilità differenti. Il programma deve consentire loro di operare coerentemente.
11
Integrazione con team e strutture già esistenti
Il modello Havermond non richiede la creazione di una struttura parallela all’organizzazione.
Può inserirsi all’interno di ecosistemi nei quali siano già presenti:
Il mandato definisce dove termina la responsabilità delle singole funzioni e dove inizia la necessità di un coordinamento trasversale.
Gli interlocutori esistenti non devono necessariamente essere sostituiti.
- Executive Office;
- Chief of Staff;
- Corporate Travel;
- Travel Procurement;
- Investor Relations;
- Event Team;
- Marketing;
- Corporate Security;
- Procurement;
- advisor legali e fiscali;
- financial advisor;
- agenzie;
- PCO e DMC;
- società di produzione;
- hospitality team;
- Mobility operator;
- aviation operator;
- ulteriori specialisti.
L’organizzazione conserva le proprie competenze. Havermond presidia le relazioni che richiedono una governance ulteriore.
12
Executive Office e Chief of Staff
Executive Office e Chief of Staff rappresentano frequentemente il punto nel quale convergono agenda, priorità e decisioni del senior management.
Quando il programma coinvolge numerose strutture operative, però, il coordinamento può assorbire una parte significativa della capacità del team interno.
Havermond può assumere il presidio delle interdipendenze definite dal mandato mantenendo l’Executive Office sul livello che gli compete:
Il coordinamento delle strutture operative viene mantenuto coerente con tali input senza trasferire all’Executive Office la gestione diretta di ogni singolo interlocutore.
- priorità;
- agenda;
- decisioni;
- livelli autorizzativi;
- relazioni interne;
- indicazioni del management.
L’Executive Office continua a governare le priorità dell’executive. Havermond coordina ciò che deve funzionare intorno ad esse.
13
Corporate Travel e Travel Procurement
Nei programmi più articolati, Corporate Travel e Travel Procurement possono già presidiare policy, travel provider, procurement e strutture contrattuali.
Havermond non sostituisce queste funzioni.
Può intervenire quando il programma supera la normale gestione del viaggio e richiede Operational Coordination tra agenda, Mobility, hospitality, Aviation, eventi o attività Multi-Location.
La distinzione rimane chiara:
Corporate Travel e Procurement governano le responsabilità proprie delle rispettive funzioni.
Havermond presidia le interdipendenze dell’operazione comprese nel mandato.
Questo permette di integrare provider e policy già definiti dall’organizzazione senza costruire un sistema parallelo.
14
Investor Relations e Deal Teams
Roadshow, investor meeting, capital markets program o attività collegate a operazioni straordinarie possono richiedere un elevato livello di precisione temporale.
Investor Relations, management, advisor e deal team mantengono la responsabilità dei contenuti e delle attività professionali.
Havermond può coordinare le componenti operative necessarie a sostenere il programma.
Il mandato non riguarda le decisioni finanziarie.
Riguarda la continuità dell’infrastruttura operativa attraverso la quale agenda e stakeholder devono poter funzionare.
15
Information Governance
Programmi corporate complessi possono coinvolgere informazioni relative a:
Non ogni stakeholder necessita dello stesso livello di accesso.
Il mandato può pertanto definire:
- executive agenda;
- partecipanti;
- meeting;
- venue;
- Mobility;
- asset;
- attività societarie;
- programmi finanziari;
- Security;
- informazioni operative.
- information flow;
- destinatari;
- livelli autorizzativi;
- Decision Rights;
- reporting;
- escalation;
- modalità di aggiornamento;
- informazioni distribuite secondo necessità operativa.
Information Governance significa mantenere coerente la relazione tra informazione, responsabilità e decisione.
16
Decision Governance
Una corporate operation può coinvolgere decisioni appartenenti a funzioni diverse.
Alcune possono essere assunte dall’Executive Office.
Altre dal project owner, dal management, dal procurement, dalla Security o da specialisti incaricati.
Il framework Havermond può rendere leggibili:
Questo evita che l’urgenza operativa produca ambiguità rispetto a chi possiede l’autorità per assumere una decisione.
- responsabilità;
- Decision Rights;
- livelli autorizzativi;
- approvazioni;
- escalation;
- decision points;
- attività dipendenti;
- soggetti che devono essere informati.
17
Operational Continuity
Le corporate operations raramente rimangono esattamente come erano state pianificate.
Agenda, partecipanti, location, disponibilità e priorità possono cambiare.
L’Operational Continuity consente di mantenere coerenti informazioni, decisioni, responsabilità ed execution mentre il programma evolve.
Una variazione non viene quindi gestita soltanto dalla funzione nella quale nasce.
Viene valutata rispetto alle conseguenze che può produrre sulle altre componenti comprese nel mandato.
Il programma può cambiare. La struttura attraverso la quale viene governato deve rimanere coerente.
18
International Corporate Operations
Gruppi internazionali e organizzazioni possono sviluppare programmi attraverso territori, operatori e sistemi professionali differenti.
Havermond mantiene un framework unitario di Strategic Advisory e Operational Coordination mentre competenze specialistiche ed execution vengono adattate ai singoli contesti attraverso le strutture appropriate.
International Operations non significa rendere uguali contesti differenti.
Significa mantenere metodo, responsabilità e continuità mentre il contesto cambia.
19
Governance e responsabilità
Companies, Organisations & Executive Offices richiede una distinzione chiara tra governance aziendale, Strategic Advisory, responsabilità funzionali ed execution specialistica.
Board e management mantengono le rispettive responsabilità decisionali.
Executive Office, Corporate Travel, Procurement, Investor Relations, Event Team e ulteriori funzioni interne mantengono le competenze attribuite dall’organizzazione.
Advisor e professionisti mantengono le responsabilità relative alle rispettive attività specialistiche.
Operatori Mobility, Hospitality, Aviation, Security e ulteriori strutture operative mantengono le responsabilità dell’execution loro affidata.
Havermond opera sul livello di Strategic Advisory, Operational Coordination e Operational Continuity definito dal mandato.
L’organizzazione mantiene le proprie responsabilità. Havermond governa le interdipendenze che attraversano più funzioni e strutture.
20
Valutazione del Corporate Operations Mandate
Non ogni progetto aziendale richiede un mandato Havermond.
La necessità aumenta quando più funzioni, stakeholder, operatori, geografie e decisioni diventano reciprocamente dipendenti.
La valutazione preliminare può considerare:
Da questo quadro viene definito il livello di Strategic Advisory e Operational Coordination che può essere affidato a Havermond.
Il modello può integrarsi con strutture interne e partner già presenti senza modificarne necessariamente ruoli e responsabilità.
- obiettivi del programma;
- Executive Office;
- Chief of Staff;
- board o management coinvolto;
- stakeholder;
- team interni;
- advisor;
- agenzie e operatori già selezionati;
- agenda;
- eventi;
- roadshow;
- delegazioni;
- Mobility;
- hospitality;
- Private Aviation;
- Security Requirements;
- località e Paesi;
- durata del programma;
- Decision Rights;
- reporting;
- escalation;
- principali interdipendenze;
- punti nei quali può emergere frammentazione.
Non si parte dal numero delle attività da gestire. Si parte dalle relazioni che devono essere governate affinché funzioni e stakeholder differenti possano concorrere alla stessa operazione.
Focus Key: Executive Office Operations
SEO Title Executive Office & Corporate Operations | Havermond
Meta Description Havermond affianca Executive Office e organizzazioni nelle Executive Office Operations, coordinando roadshow, Mobility, eventi e programmi Multi-Location.